С какими проблемами сталкивается обычный офис-менеджер по работе?
• Нехватка канцелярских товаров у всех сотрудников и в переговорных
• Необходимость держать переговорные комнаты в чистоте
• Очередность занятия и заполнения переговорных комнат и залов
• Техническое оборудование переговорных комнат и конференц-залов
• Замена расходных материалов в оргтехнике
Рассмотрим все эти проблемы по порядку.
Канцелярские товары имеют тенденцию заканчиваться в самый неподходящий момент. Обычно у офис-менеджера есть необходимый запас бумаги, ручек, тетрадей и блокнотов для выдачи сотрудникам, но всегда полезно иметь неприкосновенный запас, о местонахождении которого сотрудникам неизвестно. Самое полезное правило – выдавать канцтовары сотрудникам только лично, по индивидуальному запросу. Так вы всегда будете знать, сколько у вас осталось в запасе и пополнять остатки вовремя, заранее.
Чистота переговорных комнат – дело сложное, в особенности если они постоянно кем-то заняты. Здесь важно установить строгий режим питания – только в специально отведенных для этого местах, и разрешить чай-кофе-печеньки в специальной зоне. Убрать бумагу, ручки, стулья по местам в таком случае не составит особого труда.
Хуже, когда в большом офисе несколько переговорных и не налажена система их бронирования заранее. Этим должен заниматься секретариат или офис-менеджер. В идеале должна быть таблица или онлайн-ресурс, с возможностью вносить правки только ответственным лицам, через которых подаются заявки на бронирование, но видеть, какая переговорная занята и когда, должны иметь возможность все сотрудники.
Четвертую проблему должны сообща решать системный администратор и офис-менеджер. Техническое оборудование переговорных комнат, в особенности аудиовизуальное наполнение – экраны, мониторы, спикерфоны или индивидуальные микрофоны, саунд-бары, вебкамеры и аппаратура для выхода в интернет и возможность транслирования совещания удаленно. Настройка и содержание в рабочем состоянии – это задача системного администратора. Задача офис-менеджера – следить, чтобы все это не выносилось из переговорной в другие места, либо отдавалось под личную материальную ответственность конкретного сотрудника.
Что же касается расходников для оргтехники, то возможность купить совместимые картриджи для принтеров и оптовая закупка офисной бумаги существенно облегчает эту задачу. Советуем заранее составить список необходимых расходников и согласовать бюджет на них на квартал или полгода. Заранее приобретенные картриджи облегчат замену и сократят простой принтеров и МФУ.